Tres claves para mejorar la comunicación de proyectos

Tres claves para mejorar la comunicación de proyectos

14 febrero, 2020 Cristina Juesas

Compártelo:

A veces es complicado comunicar la ciencia. Es difícil encontrar el equilibrio entre el conocimiento científico, que tiene que ser exacto y el tono de la divulgación, que tiene que ser razonablemente ameno y, en ocasiones, dirigido a audiencias que no necesariamente tienen el mismo conocimiento que nosotros.

Para mí hay tres aspectos clave en la comunicación de la innovación y la tecnología, que son la medición del grado de conocimiento que tienen nuestros interlocutores, la estructura de nuestros mensajes y la presencia de la persona que presenta.

Si lo pensamos, tienen que ver con los tres pilares de la retórica, de los que ya nos hablaba Aristóteles hace dos milenios: el pathos, el logos y el ethos, o dicho de otro modo: la capacidad de empatizar y conectar con la audiencia, la lógica y estructura de lo que decimos y la autoridad de quien lo dice.

Veamos un poco más en detalle a qué me refiero y qué tres cosas concretas podemos mejorar para incrementar nuestra capacidad de comunicar nuestro trabajo y realizar presentaciones de impacto:

Maldición del conocimiento

Todos la hemos padecido alguna vez. Se da cuando sabes tanto de un tema que lo das todo por hecho y pasas por alto que el resto de la gente puede que no tenga el mismo conocimiento que tú.

Como puedes imaginar, en comunicación, es un desastre. Cada día escuchamos a un buen puñado de personas a nuestro alrededor hablar en jerga, en su jerga. Si estamos suficientemente familiarizados, puede que entendamos alguna cosa, pero no deja de ser jerga y, en más ocasiones de las que les gustaría a los que lanzan esos mensajes, la mitad de lo que quieren transmitir se pierde por el camino.

Dependiendo de nuestra especialidad, tendremos un vocabulario básico que manejamos con soltura en nuestro día a día.  Business Intelligence, laddering, blockchain… Si perteneces a estos sectores, estarás muy familiarizado con estos términos… pero para la mayoría de los mortales son palabros.

«Los plásmidos conjugativos son moléculas circulares de ADN que, además de codificar proteínas necesarias para su replicación y mantenimiento, contienen otros genes funcionales»

Y mientras escuchas estas palabras, a no ser que seas biólogo o químico, seguramente tu mente se pondrá a divagar y divagar porque estará pensando en las notificaciones del Facebook, en la lista de la compra…

La maldición del conocimiento se puede evitar tratando de ser empático y haciendo el ejercicio de ponernos en el lugar de nuestra audiencia: conocerla es clave. ¿Qué estudios tienen? ¿Cuánto conocimiento tienen sobre este tema? Tendremos, seguramente, que buscar analogías y ejemplos para estas palabras para que sean comprensibles. Del texto anterior, a mí, que hice un bachillerato de letras, me surgen dudas:

¿Hay diferencia entre moléculas circulares y otras que no lo son? ¿Por qué es importante la forma de las moléculas? ¿Qué son genes funcionales?

Podemos poner ejemplos que ilustren lo que queremos decir y simplificar al máximo nuestro vocabulario.

Estructura

¿Sabes por qué las señales de tráfico son de la misma forma y color en todo el mundo?

Sí: las de peligro son triangulares, las de obligación circulares con fondo azul, las de prohibición son rojas… Y luego, igual si estás en Australia, el peligro será un canguro y si estás en Europa, quizá será una vaca si el ganado es doméstico o un ciervo si es salvaje… pero la forma y colores de la señal son razonablemente iguales.

Son así porque necesitan ser comprendidas por el cerebro de los conductores en décimas de segundo. Nuestro cerebro comprende más rápidamente aquella información que viene en una estructura que ya conocemos, porque no se tiene que preocupar de analizar nada más que la información, el canal, la forma, ya le son conocidos.

Así funciona la comunicación. Y así funciona nuestra comunicación.

Cuando hablamos de forma natural, cuando contamos una anécdota, por ejemplo, empezamos cronológicamente… “fíjate lo que me pasó el otro día, estaba en la cantina y llegó Pepito y bla bla”. Primero acotamos temporal y geográficamente y después contamos la historia.

Cuando escuchamos esto, nuestro cerebro solamente se fija en la historia porque, una vez que tiene la ubicación, ya puede centrarse en estos detalles.

Con nuestras presentaciones deberíamos hacer exactamente lo mismo: dotarlas de un esqueleto para que nuestra audiencia pueda centrar su atención en los detalles de lo que contamos. Debemos hacer como los arquitectos, empezar la casa por la estructura.

Primero los cimientos, estableciendo la base de lo que vamos a desarrollar a continuación:

¿dónde? ¿cuándo? ¿quién?

A continuación desarrollaremos nuestra historia, piso a piso, tabique a tabique, que deberá tener una trama que responda a: ¿qué? y ¿cómo?

Para terminar por el tejado, que es nuestra conclusión, un resumen de lo anterior, el para qué.

Como las casas, las estructuras las podemos complicar tanto como queramos. Pueden tener un estilo más clásico o uno más moderno, pueden ser de hormigón o de ladrillos (o incluso de cartón), pueden tener esculturas y balcones o tener líneas más rectas… Igualmente en una comunicación, podemos jugar con diferentes elementos para conseguir diferentes efectos. Sin embargo, yo recomiendo simplificar, porque cuanto más simples seamos, menos barreras pondremos entre lo que queremos decir y lo que queremos que entienda nuestra audiencia.

Presencia

Por último, me quiero referir a la presencia de la persona que habla. Y no me refiero a la ropa que va a llevar o a los movimientos que realiza, que también podríamos hablar de esto, sino a su autoridad, a la preparación de la presentación y al conocimiento que demuestra, a los ensayos que garantizan una ejecución perfecta, al tiempo perfectamente ajustado a lo que se espera… a la seguridad que transmite a sus interlocutores.

Si la premisa es que todo comunica, debemos planificar, desarrollar y ejecutar nuestras presentaciones y nuestras comunicaciones exactamente igual que realizamos nuestros proyectos porque, si lo pensamos bien, de nuestra (buena o mala) comunicación puede depender, precisamente, el llevar estos proyectos al mejor puerto posible.

Sobre Cristina Juesas

Consultora de comunicación especializada en preparación de speakers, comunicación corporativa y organización de eventos. Formadora en habilidades de comunicación y liderazgo. Profesora en Digipen: Institute of Technology Bilbao. Coautora de “El viaje del héroe: método en 4 pasos y de Crisis de Comunicación”.

Autora de las guías de redes sociales del Gobierno Vasco y la Universidad del País Vasco. Organizadora de TEDxVitoriaGasteiz. Conferenciante.

Forma parte de la junta directiva para el suroeste de Europa de la organización Toastmasters International. Ganó un premio Bitácoras al mejor blog cultural por su proyecto unadocenade.com.